Løsningsbeskrivelse
Der kan for prøver i DE oprettes et MicrosoftTeams eller Zoom mødested. I første fase skal der sendes en liste til Arcanic over prøver, som får brug for dette og så sørger Arcanic for at der bliver oprettet et ”møderum”.
I en senere fase vil universiteterne selv kunne tilknytte et møderum til en prøve.
Der er lavet en vejledning for hver af systemerne, da det kræver en opsætning lokalt på universiteterne af Zoom/Teams administrator. Disse ligger på her.
Følgende betingelser er vigtige ift. opsætning af Zoom eller Teams på prøver.
- For at sortere gamle prøver fra, så må bedømmelsesslut maksimum være 2 dage før zoommødets start. Prøver hvor der ikke er sat bedømmelsesslut bliver ikke sorteret fra.
- Studerende må ikke være ophørte, ellers bliver de sorteret fra.
- Mails i systemet skal matche mail i Zoom for eksamensadministrator og eksaminatorer da de bliver sat som host og alternative hosts på mødet (co-host skal dog aktivt slås til i universitetets Zoom setup, ellers kan man risikere at den alternative host blot bliver en almindelig deltager).
- Særligt for Zoom skal eksamensadministratorer og eksaminatorer have været logget ind i Zoom én gang (ikke for hver prøve, men én gang i det hele taget), for kunne blive oprette som hosts og alternative hosts på en prøve.
- Og dernæst skal det besluttes om opsætningen skal være med dansk eller engelsk sprog.
Øvrigt særligt vedr. Zoom Invitation
Da der ikke altid er sat et prøvestarttidspunkt, når et zoomøde oprettes (som kunne styre hvornår sessionen/mødet skal starte) så bliver zoommødet i stedet for automatisk sat til at starte, når invitationen til mødet sendes.
Ift. afsendelse af mail-invitation så afhænger dette af hvordan universitetet har sat dette op i zoom webportalen.
Dette kan ikke ændres/sættes for Arcanics API adgang.
When scheduling a meeting, the host can designate another Licensed user on the same account to be the alternative host. The alternative host can start the meeting on the host’s behalf. This user will receive an email notifying them that they’ve been added as an alternative host, with a link to start the meeting. If this email notification is disabled in the Zoom web portal, the alternative host will not receive an email to start the meeting.
Hosts/co-host/alternative hosts
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/208220166-Alternative-host
Fra ovenstående link se følgende:
If the original host joins after the alternative host, the original host is given the option to reclaim host-control of the meeting, or have the host-controls remain with the alternative host. If the original host retakes host control, the alternative-host is demoted to a participant.
Slå Co-host til på account basis:
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206330935
Rækkefølge
Den første eksamensadministrator (den som står øverst i DE) bliver automatisk host på mødet. De øvrige eksaminatorer og bedømmer sættes som alternative hosts.
